El absentismo puede llegar a afectar al 30% de la facturación de un centro.
Frente a este problema, existen soluciones que te ayudarán a reducir el absentismo en gran medida: hablamos del recordatorio automático de cita. En el blog te contamos qué es y cómo tu clínica puede beneficiarse de ello.
El absentismo de pacientes es uno de los principales desafíos a los que se enfrentan las consultas privadas.
La inasistencia de pacientes a las citas programadas provoca un impacto negativo directo, traducido en pérdidas económicas, reducción de ingresos y un descontrol involuntario en la gestión, tanto del personal que trabaja como el cambio constante de agenda y no poder dar entrada a nuevos pacientes.
La buena noticia es que, frente a este evidente problema, ya existen soluciones que contribuyen a reducir el absentismo en gran medida y a erradicar los contratiempos derivados de cancelaciones sin previo aviso. ¿Por ejemplo? El recordatorio de cita y la aceptación previa de condiciones o el pago adelantado.
Te explico unos tips que debes tener en cuenta qué es, cuáles son sus beneficios y cómo puedes comenzar a hacerle uso.
¿Qué es el recordatorio de cita?
Como su propio nombre indica, el recordatorio cumple con la función de recordar a los pacientes la hora programada de su visita. Además, les brinda la oportunidad de confirmar, cancelar y/o reprogramar la fecha, en caso de no poder asistir.
El objetivo es que el paciente adquiera un sentimiento de compromiso con la clínica o el profesional, evitando así que el equipo estén inactivos de forma involuntaria y que otros pacientes puedan beneficiarse de esas nuevas horas libres.
Tras reservar la cita, tu paciente podrá recibir el recordatorio por diferentes vías, como canales de mensajería instantánea, mensajes de texto o correo electrónico o de forma telefónica. A través de este recordatorio, el paciente también podrá:
- Revisar y confirmar datos concretos, como el día y la hora de su visita, el nombre de su fisioterapeuta, la dirección del centro si es primera visita o incluso el método de pago.
- Confirmar su visita de forma automática, a través del envío de mensajes automatizados que tú mismo programarás para que el paciente confirme o cancele su visita de forma definitiva.
- En el caso de no poder asistir, el paciente podrá reprogramar su visita, también a través de SMS o correo electrónico y sin necesidad de llamar al centro, aunque esta opción siempre tiene que estar en primer lugar.
Cuando se realiza manualmente, la validación requiere tiempo y esfuerzo, y también puede ser susceptible a errores humanos. Afortunadamente, ya existen herramientas que permiten automatizar esta tarea, como es el caso del recordatorio de cita u otras herramientas, lo que optimizará el trabajo del equipo administrativo y garantizará la experiencia positiva del paciente.
“De cara a los pacientes, que se les avise de que tienen una cita ha sido muy positivo. Realmente se nota que, con este recordatorio, no se les olvida la cita y la rentabilidad del centro mejoro en pocos días”
¿Por qué es importante el recordatorio de cita? Conoce las principales ventajas:
Existen muchos motivos por los que un paciente puede faltar a una cita: el olvido, ya que reservó el día con varios meses de antelación, imprevistos de última hora, problemas de desplazamiento, intento frustrado de contacto con el centro para anular la cita o que, directamente, no considera necesario volver a revisión.
En la mayoría de estos casos, una buena comunicación con pacientes automatizada, acompañada del recordatorio de cita, evitará un número importante de inasistencias, algo que favorecerá la gestión del centro, sus beneficios y reputación a partir de los siguientes resultados:
1. Reducción de ausencias
El recordatorio de cita, a través de canales como la consulta médica telefónica o el correo electrónico, pondrá a disposición del paciente toda la información relacionada con su visita, desde la fecha hasta la dirección exacta del centro, y también les brindará la opción confirmar, cancelar o reprogramar en unos pocos minutos. Todo ello aumentará el nivel de compromiso del paciente con su fisioterapeuta, acudiendo a su cita o cancelando con un margen suficiente de antelación.
2. Facturación optimizada
¿Alguna vez has calculado las pérdidas que supone la inasistencia del paciente sin previo aviso? Aunque no lo creas, un número alto de ausencias podrá comprometer la facturación de tu clínica, ya que genera la inactividad forzada del equipo y hace que pierda un tiempo valioso que podría utilizarse para atender a otros pacientes. El recordatorio de cita optimizará la facturación, poniendo a disposición del paciente la opción de confirmar o cancelar su visita con previo aviso, y agilizando la gestión administrativa del centro.
3. Aumento de la productividad
El recordatorio de cita y la confirmación personal de la consulta ocupa un tiempo en recepción muy importante, ya que podría emplearse en actividades que requieran una atención especial, como el servicio en la sala de espera, por ejemplo.
Además, el recordatorio manual obliga a mantener la línea telefónica ocupada gran parte del tiempo, hecho que puede entorpecer la comunicación con nuevos pacientes. Esto último, no solo disminuye la productividad de recepción, también deriva a pérdidas económicas graves.
Si el número de citas del centro, hace empeorar esta rentabilidad, es conveniente valorar la posibilidad de contratar servicios automáticos o externalidades.
4. Mejoría en la experiencia del paciente
Tener una buena experiencia con el centro o el profesional es algo que los pacientes valoran cada vez más. Por ello, es necesario que tu centro vele por una asistencia de calidad hacia el paciente, desde el primer contacto, hasta pasada la cita o el tratamiento.
Aquí, el recordatorio de cita y la confirmación de la misma juegan un papel importante. Cuando recibe el recordatorio, el paciente percibe la excelente atención por parte de tu centro; este es el comienzo de una relación de confianza que, si evoluciona favorablemente, puede resultar en pacientes satisfechos y leales, que incluso recomendará a su círculo de allegados tu consulta.
Además, es posible gestionar los horarios del centro, hacer promoción del centro e interactuar con la lista de pacientes. De esta forma ahorrarás un tiempo valioso que podrás invertir en otras tareas, aumentará tus ingresos y mejorarás tu reputación.
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